”Jeg føler mig lidt – æhm – tæppebombet” sagde kunden forsigtigt efter vores første samtale denne morgen i telefonen. Det var et større hospital, en stor virksomhed set i kontrol- og køkkensammenhæng. Mange afdelinger, mange ansatte, mange typer kontroller og – ikke mindst – mange patientmunde at mætte. Kort sagt: Nok til at få enhver chef til at fortvivle ved udsigten til at skulle lave noget om. Alligevel blev mit svar utvetydigt: ”Jeg lover dig, hvis vi følger planen, så kommer det til at gå rigtigt godt.”

Og svaret står jeg ved. Ligesom de mange, mange andre gange jeg har givet det til en kvalitetschef i en større fødevarevirksomhed. Jeg leder implementeringen i e-Smiley, og hver dag taler jeg med nye kunder, der har valgt vores system til at styre egenkontrollen. For de af dem, der har en enkelt restaurant, går det som oftest kvikt: Vi sætter systemet op, og inden vi er gået hjem igen, kan alle i virksomheden finde ud af at bruge det. Den efterfølgende support er lille. Ingen når at blive alvorligt bange for it-uhyret og processen. Sjælen er intakt fra start til slut.

”Helt ærligt – vil alle mine medarbejdere kunne finde ud af det?”
Men når man er kvalitetsansvarlig i en større virksomhed, kan opgaven med at komme fra papir til computer synes uoverstigelig. Mange oplever at de står ved foden af Mount Everest og stirrer opad mod en uendelig række af bekymringer: Hvordan får vi styr på alle kontroller i alle afdelinger? Kan det virkeligt være rigtigt, at alt ”bare” kan køre elektronisk? Vil mine medarbejdere kunne finde ud af det, også dem der hellere ville dø end at eje en computer? Og vil det ikke tage ÅR at få lagt egenkontrollen om?

Følg planen og kom i gang på få uger
For at starte bagfra: Nej overgangen fra papir til computer tager ikke år. I de fleste tilfælde tager den nogle få uger. Hvis vi vender tilbage til hospitalet, så er 3 uger faktisk ikke urealistisk. Og ja, alle finder ud af det. Her er en enkelt fremvisning af systemet som oftest nok.

Men det kræver også noget! Nemlig den føromtalte plan. Her er de rå tips til en god proces – uanset om det er e-Smiley eller en anden type it-projekt, der er tale om:

• Beslut entydigt hvem der har ansvaret for e-Smiley-projektet hos jer.
• Sørg for at vedkommende får tid til at være med i projektet.
• Analyser dit køkken og vurder, hvilken hardware I skal have. Og spørg om råd.
• Læg en stram plan – beslut hvornår I vil være færdige.
• Overvåg e-Smiley flittigt under opstart og spørg løs.
• En ting ad gangen: Lav ikke om på egenkontrollen samtidigt med, at i gør den elektronisk. Det er let senere at revidere og ændre.
• Clean cut: Lav ikke dobbelt-registrering. Sig helt farvel til papiret fra starten.
• Start i et hjørne: Planlæg evt. en pilottest med en afdeling og rul det først ud i de andre afdelinger bagefter.
• Sørg for at medarbejderne får tid til at lære at bruge systemet. Som oftest drejer det sig om ganske kort tid.
• Tal med andre, der kører e-Smiley – ofte har de gode råd.

iPhone, HTC, tablet-pc (skulle det være en iPad, frue?), MacBook, Micros-terminal, touch screen… listen af valgmuligheder er på det nærmeste uendelig, når det handler om at vælge det udstyr, du skal bruge for at køre din egenkontrol elektronisk. Ikke så sjældent bliver jeg ude hos nye kunder spurgt om et godt råd: ”Hvad ville du vælge, hvis du havde det her køkken …?”

Svaret er enormt simpelt – og enormt komplekst. Simpelt, fordi du sådan set bare skal vælge det, der nu passer dig og dine bedst, men komplekst fordi listen af muligheder er så lang. Og det gælder ikke bare et system som e-Smiley, men for langt de fleste systemer, du støder på. Lad mig allerførst slå fast:

1. Kig godt på det gamle hakkebræt, der måske står på køkkenchefens kontor i forvejen eller ude i produktionen. Genanvend alt, hvad du kan! Der er intet i vejen med helt en almindelig computer, der har nogle år på bagen. Måske er den nok i sig selv, hvis I ikke er så mange, måske skal den bare kombineres med lidt nyt ekstra-udstyr.

Et godt eksempel er et af vores hotel-køkkener. Her havde man en ældre pc stående på køkkenchefens lille kontor. Så det var nok bare at logge på nettet og gå i gang med at bruge e-Smiley. For at kokkene ude i selve produktionen kunne følge med, hængte man en touch screen op på en central væg til dem. Så med indkøb af en enkelt skærm, kunne mange nemt og behændigt komme til – og nok så vigtigt – komme i gang med det samme.

Det andet helt afgørende parameter er omgivelserne:

2. Se på geografien og logistikken i din virksomhed og indret dig efter det. Er I mange, der skal have adgang til den samme skærm? Er det kun dig selv? Er der langt fra fx produktionen til køl?

Helt overordnet kan man sige:

• Er dine medarbejdere it-nybegyndere: Her er en touch screen en rigtig god idé. Det gælder både den type skærm, man hænger på væggen, men også en tablet pc som fx iPad, som er god at have med rundt. Alle kan finde ud af at trykke på en skærm.
• Tænk i afstande: Kig godt på, om der er typer af kontrol, der udføres et stykke væk fra fx køkken eller produktion. Har du fx en bar på en anden etage eller et kølerum eller en varemodtagelse langt væk? Så er det en stor fordel med en form for mobilt udstyr ved siden af den stationære computer. Og her kan du både bruge smartphones og tablet pc’er som fx iPad eller Samsung Galaxy. Du kan også bruge en lille og billig iPod Touch.
• Hvor hårdt er miljøet? Hvis it-udstyret hænger eller står, hvor det let får sovs på sig eller bliver varmt eller lignende, så skal du have en computer, der er lavet specielt til produktion. En touch screen er ofte en fordel og prisen er faktisk overkommelig (fra ca. 5000 kr).
• Hvor kompliceret er din egenkontrol? Hvis du har en industriproduktion eller fx et centralkøkken, så vil du ofte skulle bruge logbøger, der kræver lidt indtastning. Her er det godt at have en computer med tastatur, evt af den type der kan gå i vaskemaskinen.

Og så kan du selvfølgelig altid spørge din e-Smileykontakt til råds.