e-Smiley A/S – Egenkontrol og HACCP på computer

Mange kvalitetsansvarlige i større fødevarervirksomheder får sved på panden ved tanken om at skulle indføre et it-system blandt køkkenpersonalet. Men hvis du følger et par enkelte regler, kan du være i luften på få uger.

”Jeg føler mig lidt – æhm – tæppebombet” sagde kunden forsigtigt efter vores første samtale denne morgen i telefonen. Det var et større hospital, en stor virksomhed set i kontrol- og køkkensammenhæng. Mange afdelinger, mange ansatte, mange typer kontroller og – ikke mindst – mange patientmunde at mætte. Kort sagt: Nok til at få enhver chef til at fortvivle ved udsigten til at skulle lave noget om. Alligevel blev mit svar utvetydigt: ”Jeg lover dig, hvis vi følger planen, så kommer det til at gå rigtigt godt.”

Og svaret står jeg ved. Ligesom de mange, mange andre gange jeg har givet det til en kvalitetschef i en større fødevarevirksomhed. Jeg leder implementeringen i e-Smiley, og hver dag taler jeg med nye kunder, der har valgt vores system til at styre egenkontrollen. For de af dem, der har en enkelt restaurant, går det som oftest kvikt: Vi sætter systemet op, og inden vi er gået hjem igen, kan alle i virksomheden finde ud af at bruge det. Den efterfølgende support er lille. Ingen når at blive alvorligt bange for it-uhyret og processen. Sjælen er intakt fra start til slut.

”Helt ærligt – vil alle mine medarbejdere kunne finde ud af det?”
Men når man er kvalitetsansvarlig i en større virksomhed, kan opgaven med at komme fra papir til computer synes uoverstigelig. Mange oplever at de står ved foden af Mount Everest og stirrer opad mod en uendelig række af bekymringer: Hvordan får vi styr på alle kontroller i alle afdelinger? Kan det virkeligt være rigtigt, at alt ”bare” kan køre elektronisk? Vil mine medarbejdere kunne finde ud af det, også dem der hellere ville dø end at eje en computer? Og vil det ikke tage ÅR at få lagt egenkontrollen om?

Følg planen og kom i gang på få uger
For at starte bagfra: Nej overgangen fra papir til computer tager ikke år. I de fleste tilfælde tager den nogle få uger. Hvis vi vender tilbage til hospitalet, så er 3 uger faktisk ikke urealistisk. Og ja, alle finder ud af det. Her er en enkelt fremvisning af systemet som oftest nok.

Men det kræver også noget! Nemlig den føromtalte plan. Her er de rå tips til en god proces – uanset om det er e-Smiley eller en anden type it-projekt, der er tale om:

• Beslut entydigt hvem der har ansvaret for e-Smiley-projektet hos jer.
• Sørg for at vedkommende får tid til at være med i projektet.
• Analyser dit køkken og vurder, hvilken hardware I skal have. Og spørg om råd.
• Læg en stram plan – beslut hvornår I vil være færdige.
• Overvåg e-Smiley flittigt under opstart og spørg løs.
• En ting ad gangen: Lav ikke om på egenkontrollen samtidigt med, at i gør den elektronisk. Det er let senere at revidere og ændre.
• Clean cut: Lav ikke dobbelt-registrering. Sig helt farvel til papiret fra starten.
• Start i et hjørne: Planlæg evt. en pilottest med en afdeling og rul det først ud i de andre afdelinger bagefter.
• Sørg for at medarbejderne får tid til at lære at bruge systemet. Som oftest drejer det sig om ganske kort tid.
• Tal med andre, der kører e-Smiley – ofte har de gode råd.